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mediate393 inc. Politique de confidentialité

© mediate393 inc. 2017

mediate393 inc. reconnaît l’importance de la vie privée et de la nature délicate des renseignements personnels. Nous avons une obligation professionnelle d’assurer la confidentialité de tous les renseignements que nous recevons dans une relation de médiation. Notre relation avec vous repose sur la confiance, et nous nous sommes engagés à maintenir cette confiance. Nous nous consacrons à la protection des renseignements personnels que nous détenons.

Pour ces raisons, nous avons créé la politique de confidentialité suivante. Elle présente la façon dont nous gérons vos renseignements personnels et dont nous préservons votre vie privée. Elle confirme notre dévouement envers la protection de votre vie privée et le maintien de la confiance que vous avez placée dans notre entreprise de médiation. Cette politique de confidentialité vous garantit que nous allons maintenir la confidentialité et le caractère privé des renseignements personnels que vous nous avez confiés.

Vos droits à la vie privée

À partir du 1er janvier 2004, toutes les entreprises se livrant à des activités commerciales doivent respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la « Loi ») et le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation contenu dans la Loi. La Loi vous donne des droits concernant le caractère privé de vos renseignements personnels.

mediate 393 inc. est responsable des renseignements personnels recueillis et détenus. Afin d’assurer cette responsabilité, nous avons élaboré cette politique et formé nos avocats collaborateurs et notre personnel de soutien aux politiques et aux pratiques que nous avons élaborées.

Buts de la collecte de renseignements personnels

Notre société recueille des renseignements personnels aux fins limitées suivantes:

  • établir et maintenir des listes de clients;
  • vous aider, vous, notre client;
  • fournir les données requises à notre bailleur de fonds, le ministère du Procureur général;
  • à des fins internes, y compris le perfectionnement professionnel des avocats collaborateurs et des stagiaires

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Les renseignements personnels sont les renseignements qui vous identifient ou sur la base desquels on peut établir votre identité. Nous recueillons et nous utilisons vos renseignements personnels afin de vous fournir des services de médiation. Notre entreprise en limite la collecte à l’information nécessaire aux fins susmentionnées. Nous nous engageons à recueillir des renseignements personnels de manière juste, ouverte et légale. Dans la mesure du possible, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous au début d’une affaire et tout au long de notre relation.

Consentement implicite relatif à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels

Dans certains cas, nous vous demanderons de consentir spécifiquement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels par nos soins. À d’autres moments, votre consentement peut être implicite du fait de votre comportement avec nous. Par exemple, si vous remplissez un formulaire qui se trouve sur notre site Web et que vous nous l’envoyez ou si vous fournissez des renseignements sur votre litige à notre personnel au Centre d’information sur le droit de la famille, vous consentez implicitement à la collecte et à l’utilisation de ces renseignements conformément aux modalités de la présente politique. De même, si vous nous envoyez un courriel ou que vous répondez à un courriel de notre part, nous en déduirons implicitement que vous consentez à ce que nous recueillions et utilisions vos renseignements conformément aux modalités de la présente politique.De plus, nous supposerons que vous consentez au partage de vos renseignements personnels avec les personnes que vous indiquez comme étant vos agents, par exemple votre avocat, à moins que vous ne nous en avisiez autrement par écrit.

Utilisation de vos renseignements

En retenant les services de notre entreprise, vous avez confirmé que vous nous faisiez confiance. Nous sommes honorés par cette confiance et mettons un point d’honneur à vous servir.

Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous fournir des services et pour gérer nos bases de données de clients (consignation du temps et de la facturation). Nous tenons également des registres, notamment concernant les consultations et conclusions de nos services d’information et de médiation, et nous fournissons lesdites données au ministère du Procureur général de manière anonyme. À des fins juridiques et fiscales, nous avons l’obligation de conserver les dossiers de nos clients au terme du contrat de services.

mediate393 inc. ne divulguera pas vos renseignements personnels à un tiers en vue de lui permettre de commercialiser ses produits et ses services. Par exemple, nous ne fournissons pas de listes d’envoi de nos clients à d’autres services professionnels.

Notre entreprise conserve les renseignements personnels et les tient à jour en conformité avec les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et du Code type sur la protection des renseignements personnels créé et approuvé par l’Association canadienne de normalisation.

Divulgation de vos renseignements personnels

mediate393 inc. utilisera ou divulguera vos renseignements personnels dans certains circonstances, notamment:

  • lorsque l’entreprise y est obligée ou autorisée par la loi, par exemple si un tribunal vous cite à comparaître;
  • lorsque vous avez effectivement ou implicitement consenti à la divulgation;
  • lorsque les services que nous vous fournissons requièrent que nous donnions vos renseignements à des tiers (par exemple, lorsqu’on retient les services de professionnels dans le domaine juridique, financier, de la santé mentale ou autre pour faciliter une médiation ou participer au processus avec le consentement de toutes les parties), votre consentement sera implicite, à moins que vous ne nous en avisiez autrement par écrit;
  • lorsqu’il est nécessaire d’établir ou de percevoir des honoraires;
  • afin de fournir les données requises au ministère du Procureur général;
  • aux fins de formation des stagiaires en médiation;
  • si nous engageons un tiers pour la prestation de services administratifs (comme des services de sauvegarde informatique ou d’archivage de dossiers) et que ce tiers est lié par notre politique de confidentialité;
  • si l’information est déjà connue publiquement.

Est-ce que mes renseignements personnels sont sécurisés?

Notre entreprise a conçu et mis en œuvre des mesures de sécurité adaptées à la nature délicate des renseignements personnels que nous conservons. Nous prenons toutes les précautions raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre toute perte, accès interdit, modifications ou divulgation. Parmi les mesures prises pour les protéger, soulignons:

  • la sécurité des locaux;
  • l’accès limité aux dossiers contenant des renseignements personnels;
  • le déploiement de mesures de protection technologiques telles que des logiciels de sécurité et des pare-feu afin d’empêcher le piratage et l’accès non autorisé aux ordinateurs;
  • des mots de passe et des politiques de sécurité internes.

Nous veillons à ce que tous nos employés, avocats collaborateurs ou stagiaires qui gèrent des renseignements personnels soient formés correctement et soient au courant des mesures nécessaires et appropriées requises pour protéger vos renseignements personnels.

Transparence

Notre entreprise met à la disposition de toutes les parties intéressées l’information relative à ses politiques et pratiques concernant la collecte et la conservation des renseignements personnels.

Nous sommes heureux de répondre aux questions que vous pourriez avoir concernant la collecte et la conservation des renseignements personnels.

Vous pouvez demander l’accès à n’importe quel élément d’information personnelle que nous détenons à votre sujet. Les renseignements sommaires sont disponibles sur demande. Les demandes plus détaillées nécessitant des déboursés pour la récupération ou l’archivage de l’information peuvent être assujetties à nos honoraires courants et aux débours.

Exactitude

Notre entreprise entend conserver des renseignements personnels exacts, complets et à jour. Si vous prenez connaissance de changements dans les renseignements personnels que vous nous avez fournis, veuillez simplement nous en informer et nous mettrons nos dossiers à jour en conséquence.

Puis-je demander l’anonymat?

Chaque fois que cela est légal et possible, nous pouvons proposer de répondre aux demandes de renseignements générales sans donner votre nom (par exemple, en accédant aux renseignements généraux sur notre site Web).

Communiquer avec nous

Vous devriez savoir qu’un courriel n’est pas un moyen de communication sécurisé à 100 %. Vous devez en être conscient dans vos communications échangées avec nous lorsque vous nous envoyez ou que nous recevons des renseignements personnels ou confidentiels. Plus précisément, nous vous demandons de nous envoyer les renseignements confidentiels à l’étape de l’admission de tous les processus de médiation. Nous fournissons régulièrement par courriel de l’information sur l’ordonnancement, des rapports sur l’évolution des cas, des notes de service, ainsi que d’autres communications aux parties et à leurs avocats. Si vous préférez, vous pouvez nous envoyer par télécopieur ou courrier votre formulaire d’admission ou toute autre communication et vous pouvez nous demander de communiquer avec vous de manière semblable.

Modifications de la présente politique de confidentialité

Comme, à mediate393 inc., nous révisons régulièrement l’ensemble de nos politiques et procédures, nous pourrions changer notre politique de confidentialité de temps à autre.

Demandes d’accès

Si vous avez des questions ou que vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels, veuillez écrire à la personne responsable de la confidentialité à mediate393 inc., Heather Glen, à l’adresse suivante : 393, avenue University, bureau 2000, Toronto (Ontario) M5G 1E6.

Site Web

Notre site Web, www.mediate393.ca, contient des liens vers d’autres sites qui ne sont pas régis par la présente politique de confidentialité.

Sur notre site Web, comme la plupart des autres sites commerciaux, nous pouvons contrôler les habitudes de transmission, l’usage du site et l’information apparentée sur le site afin d’optimiser notre service sur le Web. Nous pouvons fournir des données agrégées à des tiers, mais ces statistiques ne comprennent aucun renseignement personnel identifiable.

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Centres d'information sur le droit de la famille (CIDF)

Vous pouvez en savoir plus au sujet des services disponibles, de la médiation, du processus judiciaire, de la séparation, du divorce et du droit en nous rendant visite dans l'un de nos CIDF.

416 977-0718

393, av. University, bureau 900 Toronto (Ontario) M5G 1E6

Plan
416 326-1694

311, rue Jarvis Toronto (Ontario) M5B 2C4

(entre Gerrard et Dundas)

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416 250-6161

47, av. Sheppard Est Toronto (Ontario) M2N 5X5

Rez-de-chaussée (juste à l'est de Yonge, côté sud de Sheppard)

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